Als blockchain fanaat, zou het Consensys event, gehouden in mei in New York, hét hoogtepunt worden van het jaar op technologie gebied. Alle grote namen komen daar spreken op het podium en bij een vorige editie die ik bezocht, werd duidelijk dat ook iedereen die ertoe doet in deze wereld, die week in New York was. Helaas waren daar die vleermuizen in het Chinese Wuhan en, fast forward, zitten we nu met een wereldwijde pandemie die een ongekende en onbeschrijfelijke impact heeft op hoe we leven en zaken doen. In het kader van welzijn voor welvaart is in veel landen thuis digitaal alles doen de norm geworden; werken, leren, communiceren, maar ook sporten, het museum bezoeken en zelfs de vrimibo vinden inmiddels allemaal online plaats, vanuit huis. Events en congressen zijn in ons land tot 1 juni verboden en daardoor hebben veel organisatoren ze afgezegd of verplaatst naar het najaar of 2021. Verschillende events waar ik aan mee werk, zijn, te midden van de snelle ‘Amazonificatie’ van onze samenleving, versneld op een nieuwe trend aan het inspelen binnen de ‘Shut-In Economy’: het digitale event. Hoe ziet zo’n event eruit, wat zijn de voor- en nadelen en hoe kan je er zelf een opzetten, bespreek ik in deze blog.
De nieuwe werkelijkheid
De cijfers liegen er niet om: de Nederlandse evenementenbranche ziet door corona dit jaar 3,5 miljard euro omzet verdampen en 48.000 werkplekken verdwijnen volgens onderzoek. Mogen er na 1 juni weer events georganiseerd worden? We weten het niet. Het gezaghebbende MIT schreef zelfs in een analyse van onderzoeken “We’re not going back to normal. social distancing is here to stay for much more than a few weeks. It will upend our way of life, in some ways forever”.
Pijnlijk, als je een jaar keihard hebt gewerkt om een event neer te zetten en daar jouw inkomen uit haalt. Ik probeer ook deze situatie op een positieve manier te benaderen en heb met mijn klanten dan ook vooral gekeken naar de kansen en mogelijkheden en van problemen een uitdaging gemaakt. Digitale events bestaan al langer; het meest recente Apple event werd door 1.8 miljoen mensen live bekeken en er zijn ook al genoeg events die tienduizenden bezoekers online aantrekken, om in verschillende digitale omgevingen een event te beleven; keynotes kijken, dialogen aangaan en netwerken. Microsoft kondigde aan dat al haar interne en externe events in 2020 zelfs allemaal digitaal gaan, uiteraard ook mede door corona, maar dat dit ook de norm voor hen gaat worden. Gartner verwacht dat in 2024 nog maar een kwart van alle zakelijke events offline plaats vindt, waar dat afgelopen jaar nog 60% was.
De voordelen die ik zie en momenteel ervaar, stapelen zich op. De significantie reductie in kosten voor zaken als locatie, techniek, catering en sprekerslogistiek geeft veel ruimte voor het ontwikkelen en opzetten van mooie nieuwe initiatieven, het investeren in marketing, een nog betere programmering en brede digitale verslaglegging. Uiteraard kan je niet dezelfde ticketprijzen vragen als voor een offline event, maar de marge bij een online event die overblijft is wel veel groter.
Duurzaamheid is inmiddels in de event industrie geen wens meer, maar een must geworden omdat het niet alleen voor millenials de grootste zorg is, maar volgens groot onderzoek van mijn collega’s bij het World Economic Forum voor bedrijven en leidinggevenden ook wordt gezien als hun grootste bedreiging. Door events digitaal te organiseren, behaal je niet alleen een significante CO2-reductie aangezien sprekers en bezoekers niet naar een fysieke locatie hoeven te reizen, maar voorkom je bijvoorbeeld ook (plastic) afval, voedselverspilling en goodybags waar niemand op zit te wachten. Er is nog geen onderzoek naar een mogelijke besparing of juist toename van het gas-water-energie gebruik, wat in de sector wel hoog ligt, maar of het juist minder wordt als iedereen digitaal inlogt, dat is nog onbekend.
De sprekers zijn zeer te spreken
Als ik zelf moet spreken op events, is reizen altijd een obstakel en reden om een uitnodiging ook af te slaan. Op en neer naar Berlijn is vanuit Amsterdam niet zo erg, maar naar New York of Singapore heeft hoe je het wendt of keert of inkleed, een aanslag op jouw lichaam en agenda. Veel digitale events zien bevestigingen van goede sprekers sterk toenemen, omdat die niet meer hoeven te reizen of ergens voor langere periode fysiek aanwezig te zijn. Vanuit het thuiskantoor of zelfs de bank spreken ze het publiek toe, wat vaak niet maalt om de locatie waar de spreker is, maar juist hetgeen hij of zij te vertellen heeft. Ook bezoekers genieten van deze voordelen; vaak kostbare reis- en verblijfskosten vallen weg en door alle digitale mogelijkheden die er zijn rondom netwerken en content beleving, kan het event nóg beter worden beleefd en geconsumeerd. Waar je wilt en wanneer je wilt.
Digitale goodybags en VR sponsor booths zijn de nieuwe norm
Partners en sponsoren van digitale events hoor ik ook steeds positiever, omdat digitaal geweldig veel interessante data analyses te maken zijn. Veel meer zelfs, dan bij reguliere offline events. Daarnaast zijn ze niet zomaar weggestopt in de hoek van een locatie met een stand, maar kunnen ze nu prime-time op veel manieren hun branding ten tonele laten verschijnen, vaak door de gebruikte online platformen zelfs ook nog specifiek gericht op bepaalde typen bezoekers. Daarnaast kan je veel bredere en betere data analyses maken op basis van het digitale gedrag van bezoekers. Digitale goodybags zijn niet alleen beter voor het milieu, maar zorgen voor een significant hogere conversie en ook hier interessante data over het gebruik. Traditionele lounges met een rollup banner worden vervangen door Virtual Realty omgevingen, zoals McDonalds creëerde met de Happy Meal doos waar je door heen kon lopen.
Intellectuele intimiteit mist
Uitdagingen om het geheel digitaal te organiseren, zijn er ook zeker. Toen ik vroeger wereldwijd TEDx event mocht organiseren in mijn vrije tijd, was ik altijd in positieve zin verbaasd over het feit dat we soms duizenden mensen op de wachtlijst hadden staan om deel te nemen. De talks werden meestal binnen een week gratis online gezet, dus die kon je op je luie gemak lekker kijken waar en wanneer je dat wilde. De reden waarom iedereen braaf achter de ‘red rope’ bleef staan wachten, hopende op een kaart? De totaal beleving. De emotie die ik zelf ook voelde, als ik in de zaal zat te luisteren; een droge keel, tranen in de ogen, geluk, gelach, verbazing, trots; intellectuele intimiteit. Dat gevoel wat je met de andere bezoekers probeert te delen tijdens de sessie en in de pauze en van elkaar aan voelt. Dat gevoel is lastig digitaal te faciliteren. Er zijn wel startups die bezig zijn met de meest geweldige VR omgevingen te bouwen, om toch dicht in de buurt te komen, maar die komen nog lang niet in de buurt van de revolutionaire oplossingen die er in de VR ‘adult entertainment industry’ worden aangeboden en leiden tot allerlei bizarre resultaten.
De onverwachte kruisbestuivingen
De belangrijkste reden volgens vele onderzoeken en branche organisaties, blijft netwerken. Bestaande relaties een hand schudden en nieuwe mensen leren kennen.
Ook hier ligt zeker nog een uitdaging, al liggen er al heel wat digitale oplossingen klaar. Als ik eerlijk ben, dan ontmoet ik de meest bijzondere mensen op events altijd bij toeval; in de rij bij het toilet of voor het catering buffet. Aan de andere kant, zijn er al geweldige oplossingen om dit digitaal en zelfs nog veel effectiever mogelijk te maken. Op de wereldwijde ‘TED” in Vancouver kon ik al gebruik maken van een app, die mij op basis van steekwoorden en mijn Linkedin profiel een ‘must meet’ lijstje voorschotelde. Effectief was het helaas niet, maar dat zal wel komen omdat ik het vooral als een halve Tinder en excuus gebruikte om op knappe mannen af te stappen met de openingszin ‘AI zegt dat we een match hebben’. De technologie op dit vlak is echter razendsnel ontwikkeld de afgelopen jaren en er zijn ontzettend veel goede apps die dit soort matches realtime maken op steeds vernuftigere wijze. Niet alleen op het event, maar ook daarvoor al, zodat je tijdens het event gericht kan afspreken en niet een massa mensen in moet lopen en maar lukraak mensen moet gaan aanspreken.
Een laatste uitdaging die ik zelf zie en heb ervaren, is het houden van focus. Laat een gemiddeld dag event van 9 uur in de ochtend tot 5-6 in de avond plaatsvinden, wat in totaal toch wel 8 uur van een mensenleven is. Dat is offline prima vol te houden met beweging tussendoor, maar om mensen 8 uur achter een scherm scherp te houden is een uitdaging. Aan de andere kant is het een geweldige kans om mensen gezonder uit een digitaal event te krijgen door middel van bijvoorbeeld een paar kleine workouts tussendoor, aangezien digitale prikkels volgens onderzoek voor veel meer stimulans zorgen bij mensen om te gaan sporten, dan offline. Zo ben ik nu bijvoorbeeld met twee sport professionals een event workout aan het ontwikkelen, die voor iedereen simpel te volgen is, perfect in een programma past en ook leuk is. Maar nog belangrijker: er voor zorgt dat de digitale bezoeker scherp en fit blijft, zodat hij/zij het hele event er bij blijft en ook de content kan blijven consumeren.
Jouw event in de cloud knallen
Een digitaal event is in mijn optiek iets meer dan het simpel aanbieden van een livestream. Livestreamen is hot; Facebook Live genereerd 10 keer zoveel bereik als reguliere video’s en recent onderzoek laat zien dat 44% van de ondervraagden meer live-streamed events bekijken dan reguliere TV. Ook Linkedin heeft met Live goed op deze sterk groeiende trend ingespeeld. Maar wil je echt een digitaal event neerzetten, dan komt hier wat meer voorbereiding bij kijken, om er ook écht voor te zorgen dat jouw event een succes wordt.
1. Why?
Begin met een duidelijke ‘why’ te omschrijven, waarom je het event überhaupt organiseert en waarom je het in de cloud wilt hosten. Dat laatste is in de huidige werkelijkheid wat makkelijker ingevuld, maar de eerste vraag is essentieel voor het verder uitwerken van het concept, de thematieken, de opzet van de marketing, briefing richting de sprekers etc.
Kijk ook goed naar wat je er zelf uit wilt halen, wat je wilt bereiken, hoe je succes meet en wanneer jezelf tevreden bent
2. Who?
Als je een bestaand event digitaal trekt, dan kan je in beginsel er vanuit gaan dat je eenzelfde doelgroep aantrekt. Maar je kan ook goed nadenken welke doelgroep1en je wellicht juist verliest? Welke je extra aantrekt, omdat de ticketprijs of bereikbaarheid ineens aantrekkelijker is? Bied je voor elk wat wils? Op welke manier ga je deze doelgroep binnen trekken?
Een digitaal event vraagt verschillende andere disciplines in jouw organiserende team. Daarnaast vraagt het ook andere kennis en kunde, van bijvoorbeeld een moderator. Het is voor veel events in Nederland een betrekkelijk nieuw iets, dus laat je hierin dan ook goed adviseren en ga niet zomaar zelf iets neerzetten, met het risico om belangrijke elementen te vergeten.
3. How?
Wat voor format wil je gaan gebruiken? Gewoon een webinar / livestream met Q&A of AMA? Of juist meer; een panel discussie, fireside chat, demonstratie van een nieuw product, townhall, mastermind, breakout sessies, cocktail receptie? Alles is digitaal al eens eerder succesvol ingezet; welke ingrediënten kies jij, zit jouw publiek op te wachten en zijn organisatorisch ook haalbar?
4. Where?
Bij TEDx hebben we wel eens tijdens een live event gehad dat doordat het publiek op dezelfde WIFI zat als waar de livestream via werd aangeboden en een switch niet goed was getest, ineens duizenden mensen die via de livestream meekeken, een zwart beeld kregen. Een uur lang, waardoor social media en onze mailbox ontploften. Een goede voorbereiding is het halve werk, dus kijk ok hier goed met een expert naar de juiste technologie, internet verbinding etc. Niet alleen bij jouzelf, maar test dit ook ruim van te voren met sprekers; ik heb helaas te vaak gezien dat inbellende sprekers zo’n slechte lijn hadden dat hun keynote niet door kon gaan.
5. Tools
De social media kanalen Linkedin, Facebook en Twitter hebben slim ingespeeld op deze trend en hebben, zoals eerder besproken, prachtige functies om te livestreamen en een conversatie met het thuiszittende publiek op gang te brengen.
Er zijn ook verschillende gave tools beschikbaar met nog heel veel meer praktische functies om het ook écht een digitaal event te maken
6Connext, Hopin en vFairs Run the World worden gebruikt om zelfs hele tradeshows te geven met digitale hallen, keynote areas, panel sessies, breakout sessies, sponsor lounges en verschillende netwerk omgevingen.
Teooh is een soort ‘zoom-deluxe’ voor interactieve meetings tot een mannetje of 100, waarin ook prachtige content deel functies worden aangeboden.
Miro is een geweldige gratis tool die ik graag gebruik voor ‘live note taking’.
Whova won recent de award voor de ‘Best Event App’ en zorgt niet alleen voor een geweldige matchmaking tussen bezoekers, maar ook voor verschillende livestreaming oplossingen, integratie met vele tools als Zoom, Youtube etc en verschillende typen sessies als Q&A, virtuele meet-ups etc.
De ‘good old’ Slack wordt ook steeds vaker succesvol gebruikt voor digitale events, met soms wel duizenden deelnemers, die allemaal content delen, vragen stellen, netwerken, etc.
Zoek je verdere verdieping, tips & tricks of advies? We hebben met Strabico al meerdere online events mogen organiseren, dus neem gerust contact met mij op om even telefonisch te sparren!
Net als veel mensen kijk ik er naar uit om weer op een offline festival te staan deze zomer, zonder technologie en met intimiteit zoals dat vroeger altijd ging. Maar digitale events zijn hier echt ‘to stay’ en ik ben dan ook erg benieuwd naar alle mooie ‘cloud conferences’ die ik in de komende tijd mag organiseren en bijwonen.