Voor de ene organisatie is het een moetje, voor de ander een prachtige kans. Het najaar is normaal een periode waarin de event kalender helemaal afgetopt is, maar onzekerheid en wegvallende (sponsor-)budgetten heeft deze top als sneeuw voor de nazomerse zon zien verdwijnen. Met de geweldige mogelijkheden, die ik in een eerdere blog uitgebreid beschreef, zijn er veel organisaties die een bestaand event ombouwen naar een online event of gestimuleerd door de overdaad aan beschikbare tools, hun eerste event organiseren, online. Dat gaat vaak goed, maar bij het organiseren van dit soort events, zie ik helaas nog vaak dezelfde fouten terug komen. In deze blog, vijf lessen die ik leerde bij het organiseren van verschillende online events en congressen, het afgelopen half jaar.
De vliegensvlugge virtuele transformatie is voor veel mensen en organisaties nog wennen.
Dit zie je ook terug in de veelheid aan online events en vooral ook, wat daar eigenlijk niet zou moeten gebeuren. Iemand die ondertussen een joint rolt of een halfnaakte partner die binnenloopt, kunnen de meeste mensen nog wel om lachen. Maar bommeldingen of masturberende deelnemers absoluut niet. Virtuele successen zijn er alom; Tommorrowland trok meer dan een miljoen betalende bezoekers en onderzoek laat zien dat 90% van de event organisatoren in 2020 een virtueel event organiseert of al heeft georganiseerd. Ook al is een meerderheid van de organisaties fysieke events aan het ombouwen naar een online versie, 95% van de organisatoren ziet online events de fysieke varianten nooit helemaal vervangen. Er is nog wel een hoop werk aan de winkel!
Why doen we dit ook alweer?
Veel organisaties duiken direct in praktische details en productie, terwijl ze eigenlijk een stap terug zouden moeten zetten om het geheel te her eiken. De reden om iets online te organiseren in plaats van fysiek, begint veelal met de letter ‘c’, maar de achterliggende reden om iets te organiseren is vaak vooral gedreven door een dwang vanuit management of statuten. Ook al is het aantal fysieke events dit najaar geïmplodeerd, iedereen kan in 1 minuut een webinar opzetten en een blik op mijn Linkedin feed laat zien dat ook veel mensen dat zijn gaan doen. Helder krijgen of het verwachte publiek hier op zit te wachten, of de gestelde doelen überhaupt wel bereikt kunnen worden en of de virtuele variant niet afbreuk gaat doen aan de naam van de organisatie en/of community, is dan ook echt noodzakelijk om eerst te analyseren. Uit die analyse zie ik alsnog veel organisaties de plannen in de ijskast zetten tot volgend jaar.
Interaction is the key
Veel organisatoren zien online events vooral als een soort circus. Kijken naar het kunstje en klappen op het juiste moment. De verschillende onderzoeken naar succesvolle online events laten zien dat interactie echt het belangrijkste element is om een event te laten slagen. Geen eindeloze Powerpoints of sprekers die meer dan 20 minuten praten; op verschillende manieren er voor zorgen dat bezoekers betrokken zijn, mee praten en denken. Dat is dus heel wat meer, dan alleen een handvol vragen uit de chatbox door een spreker laten beantwoorden. Ook tijdens het event, constant de reacties via bijvoorbeeld hashtags monitoren en waar nodig, bijsturen, is heel sterk aan te raden.
Content is King
Content is en blijft ‘king’ in events. Iets wat een event kan maken of breken. Helaas zie ik op online vlak veel fouten in content, context en controle. Sprekers waarvan geen goede ‘background check’ is gedaan en totaal niet in de context passen, laat staan de geframede autoriteit blijken te zijn. Maar ook in de voorbereiding gaat het zichtbaar, te vaak fout. Het standaard riedeltje, blijkt dan ineens niet zo vloeiend te gaan via een camera, te lang om het publiek geboeid te houden, niet passend in de tijdgeest of zelfs niet geschikt voor een klein scherm. Een venster is zo weg geklikt en hoewel ik het aantal deelnemers bij online events soms wel 3-5 keer zo hoog zie, als bij de fysieke variant, zie je mensen ook sneller de digitale zaal uitvluchten bij slechte content. Goed de inhoud en tijd ruim te voren afstemmen met de individuele sprekers en host, kan veel ongemakkelijke situaties voorkomen. Ook duidelijk de verwachtingen uitspreken hoe een spreker in beeld verschijnt qua verzorging, achtergrond en omgeving, versterkt de kwaliteit van het event alleen maar.
Veelzijdigheid voorop
Naast een goede interactie, is het ook écht essentieel, om na te denken over andere elementen in het programma, om het publiek enthousiast en betrokken te houden. Breakout sessies zijn in mijn optiek een waardevolle toevoeging, aangezien zij discussie en interactie tussen bezoekers zeer sterk vergroten, maar ook de mogelijkheid tot gezamenlijke creatieve onderdelen faciliteert. Naast sprekers, zijn acts ook zeker interessant om aan het programma toe te voegen. Een bijzonder stukje muziek, zang, dans of iets anders, wat het publiek even de ruimte geeft om eerder gehoorde content te verwerken en overdenken.
Ook een hybride mix maken van live en vooropgenomen content, kan tot een prachtige symfonie worden samengebracht. Op fysieke events waren ze al populair, dus waarom zou je geen virtuele goodybags uitdelen?
Test techniek tot in den treure
Er is anno 2020 geen excuus meer; de geweldige technologische oplossingen om een event online neer te zetten zijn er in overvloed. Goed of niet, het van te voren uitdenken, doortesten en bruikbaar maken voor het publiek, wordt helaas te vaak vergeten. De hele klantreis doorlopen op technisch vlak, van registratie tot inloggen, van interactie tot feedback; alles kan fout gaan en veel van die fouten kan je voorkomen door het publiek een duidelijke instructie van te voren te sturen en op D-Day een goede supportdesk in te richten. Veel mensen weten Teams of Zoom wel op te starten, maar missen verdere technische kennis om succesvol deel te nemen.
Ik heb events die normaal 10.000 bezoekers fysiek zien langskomen, ineens online zien uitgroeien naar 100.000, wat uiteraard ook vraagstukken rondom capaciteit met zich mee brengt. Dit kan je in de voorbereiding nog prima ondervangen, maar op de dag zelf een stuk lastiger. Een plan B en plan C uitdenken, voor als bepaalde techniek even niet meewerkt, voorkomt dan ook veel stress. Backup tools, backup onderdelen voor het programma of een protocol wie wat met de deelnemers communiceert.
Doe het veilig
In het echt heb ik het slechts tweemaal meegemaakt, dat een fysiek event werd verstoord door demonstranten, online lijkt het wel een sport te zijn geworden. Op Twitter worden constant inlogcodes en publieke URLs gedeeld, om te Zoombomben. Heb je zoveel tijd gestoken in een mooi event, komen er ineens lolbroeken de zaak verstoren met pornografische en racistische content. Zorg in aanloop van het event, voor een uitgebreide ‘security screening’, om trollen voor te zijn en nare situaties te voorkomen.