Gezellig samen met elkaar over hete kolen lopen, met Wim Hof in een ijsbad zitten of met elkaar met Lego spelen. Heisessies worden tegenwoordig op de meest uiteenlopende manieren in elkaar gestoken, om de deelnemers uit hun comfortzone te trekken, met elkaar te verbinden en het meest creatieve naar boven te halen. Nu het herfstseizoen toch echt begonnen en thuiswerken weer de norm is, worden ze in rap tempo van het veld naar de virtuele wereld getrokken. Ook al is het koffiedik kijken, wat er in 2021 allemaal gaat gebeuren op het wereldtoneel, juist nu is het ontzettend belangrijk om met het team samen te gaan zitten, reflecteren en vooruit te kijken. Eerder schreef ik al over de massale Zoom-vermoeidheid, die onder werkend Nederland steeds erger wordt. Volle dagen achter Teams hangen heeft dan ook eerder een averechts effect. Maar hoe zet je een succesvolle virtuele heisessie in elkaar? Vier lessen, die ik leerde bij het faciliteren van verschillende virtuele heisessieen in de afgelopen maand.
Virtueel voorspel
De aanloop naar de heisessie, is misschien wel net zo belangrijk, als de dag zelf. Te vaak wordt dit afgedaan met het simpelweg sturen van een iCal met de meeting link. Terwijl het goed voorbereiden van én met deelnemers, de heisessie zoveel productiever en effectiever kan maken. De juiste deelnemers uitnodigen op basis van profiel, input en expertise, die niet alleen ja-knikken. Deze deelnemers ook zelf allemaal een onderdeel laten voorbereiden en iedereen een strak programma met verwachtingen, doelen en gewenste uitkomsten doen toekomen. De Zoom-zuchters zijn er in de meerderheid, dus zorg dat alles virtueel vloeiend verloopt. Een behapbaar en strak programma, met blokken van maximaal een uur lengte, veel pauzes van het scherm en presentaties die maximaal 20 minuten duren en tot een minimum worden beperkt. Met elkaar de spelregels rondom de virtuele dialoog bij aftrap bespreken; hoe reageer je op elkaar, hoe stel je vragen, hoe behandelen we elkaar met respect en welke normen en waarden hanteren we? Houd er rekening mee, dat niet iedereen het gebruikte online platform, weet te gebruiken, dus zorg van te voren voor een duidelijke instructie en tijdens de sessie, een verantwoordelijke collega voor de helpdesk.
This meeting should have been an email
Veel heisessies zie je al snel ontaarden in een eenzijdige monoloog vanuit de directie. Plannen ontvouwen en voor kennis meegeven aan de andere deelnemers, om vervolgens snel terug te vluchten naar de hotelkamer of de teambuilding activiteit te starten. Betrokkenheid van het personeel bij een bedrijf is volgens veel onderzoeken, een essentieel onderdeel voor het succes van het bedrijf. Zorg dan ook bij een heisessie voor tweerichtingsverkeer, een luisterend oor en een constante, goede dialoog. Online is dat een grotere uitdaging dan offline, dus zorg voor een goede moderator en probeer niet zelf de voorzitter uit te hangen.
Vergeet de fun niet!
Naast een goede voorbereiding, goede interactie en goede sfeer, is een gevarieerd programma ook zeker aan te raden, vooral bij een virtuele variant. De sessie niet alleen volbouwen met discussie, maar ook kijken of je ‘outside inspiration’ kan programmeren, om eens een mening van buiten de organisatiebubbel te horen. Een hybride mix maken met voorop genomen video’s van klanten, partners en collega’s of een mooie act toevoegen. Ook al zijn de discussies soms verhit, de sessies worden vaak ook als teambuilding gezien, wat ook prima online gefaciliteerd kan worden. Aan het begin als ijsbreker, om iedereen uit een comfortzone te trekken, of aan het einde als dank voor alle betrokkenheid. Virtueel bingoën, een virtuele escaperoom oplossen of virtueel cluedo spelen, zorgen gegarandeerd voor een unieke virtuele teambuilding. Stuur de deelnemers van te voren een welkomstpakket op met een Moleskine, lunchpakket of borrelmix voor de virtuele cocktailreceptie.
Stoeien met online stickynotes
Een uitdaging waar ik veel organisaties mee zie worstelen, is het goed structureren van de dialogen en samen uitwerken van mogelijke oplossingen. Mogelijke frameworks hiervoor, zijn er in overvloed en kunnen ook geweldig online worden toegepast en gebruikt. Mindmappen met Miro of Mindmeister, canvassen als de Value Proposition Canvas invullen met Draw.IO of Creately, OKRs creeeren met Koan of Weekdone, maar uiteraard ook prioriteitslijstjes maken in Trello of anonieme feedback verzamelen en notulen maken in Google Docs.
Het online organiseren brengt dan heel wat aandachtspunten en uitdagingen met zich mee, ervaring leert dat de juiste voorbereiding, het juiste programma en de juiste tools, minstens zo’n succesvolle sessie kunnen faciliteren.