Succesvolle events organiseren? De toekomst is hybride!

Virtuele evenementen zijn al geruime tijd bezig aan een stevigeopmars. Een virtueel of hybride evenement vergt echter wel een ander soort aanpak dan een fysiek evenement. Bij The Mavens weten wij alles over het organiseren van online en hybride events. Hieronder lees je meer over de mogelijkheden en hoe wij jouw evenement tot een succes maken. De toekomst is hybride!

 

Van fysiek naar online en hybride evenementen

Hybride of online evenementen hebben in het recente verleden sterk aan populariteit gewonnen maar nog steeds rijst snel de vraag: ontbreekt er bij een online of hybride event niet een stukje beleving? De ervaring leert dat dit helemaal niet het geval hoeft te zijn. Zodra je van een fysiek naar een online evenement overschakelt, zijn er ontelbaar veel manieren om hiermee om te gaan.

Het belangrijkste is om de tijdsduur van het evenement aan te passen. Een fysiek evenement kan gerust een dag of langer duren, maar uren achter elkaar naar een scherm staren is niet aangenaam of wenselijk. Daarom is het inkorten van het programma tot een paar uur noodzakelijk. Zorg voor een compact verhaal, een duidelijke boodschap en zorg vervolgens voor een gevarieerd programma.

Hybride evenement tot een succes maken? Neem contact op!

 

Conceptontwikkeling voor virtuele events 

Zeker wanneer je nog geen ervaring hebt met een online event organiseren is het een goed idee om professionele hulp in te schakelen. Bij The Mavens staan we voor je klaar vanaf de eerste fase van de event organisatie. Wij werken samen met jou de rode draad van het programma uit zodat het grote idee achter jouw event duidelijk wordt. Door gebruik van krachtige concepten ontwikkelen we verrassende evenementen die passen bij jouw onderneming of organisatie.

Met kunde en kennis zetten wij bijvoorbeeld een hybride event programma op waarbij het allemaal draait om de ervaring en de customer experience. Alleen dan wordt een evenement meer dan de online sessies zelf. Van de uitnodigingen en ‘warm-makertjes’ vooraf tot de uiteindelijke productie en begeleiding tijdens het evenement zelf. Bij The Mavens nemen wij de volledige conceptontwikkeling van online evenementen op ons.

Hybride event organiseren

Natuurlijk blijven fysieke evenementen een uitstekende basis maar hybride evenementen hebben zeker de toekomst. Misschien is er wel een doelgroep die je beter kunt benaderen wanneer een deel van het evenement online is. Of wellicht wil je digitale middelen zoals een livestream combineren met fysieke bijeenkomst. Het beste van twee werelden breng je bij elkaar bij het samenstellen van een hybride event.

Online talkshow organiseren

Een van de mogelijkheden om online en offline samen te brengen is door een talkshow in jouw eigen kantoor te organiseren. Zo kan er een groep toeschouwers aanschuiven en betrek je de rest van je publiek met een online-uitzending. Of kies voor een volledig 3D virtuele event locatie. Zowel het fysieke als het online publiek neemt op hetzelfde moment deel aan de bijeenkomst, maar het event is niet locatiegebonden. Meer dan een livestream en met focus op interactie: dan wordt een hybride event een beleving!

The Mavens heeft, binnen een uitgebreid partnernetwerk, altijd de beste oplossing voor elk event. Van volledig ingerichte studio’s voor een zakelijke talkshow tot locaties waar 3D evenementen uitstekend tot hun recht komen. Kennis is noodzaak wanneer het op hybride of online evenementen aankomt. 

Inspirerende sprekers: selecteer de juiste!

Veel events hebben op bepaalde momenten één of meerdere inspirerende sprekers op het programma staan. Het sprekers programma kan een evenement maken of breken. Wellicht heb je binnen je eigen netwerk een aantal bekende sprekers die je kunt benaderen voor jouw event. Organiseer je een online of hybride event? Zorg dan dat je sprekers ook online hun verhaal weten over te brengen.

Wil je meer weten over inspirerende sprekers? Lees de blog: Vind de perfecte inspirerende spreker voor jouw evenement

The Mavens beschikt over een breed netwerk en stelt keer op keer het perfecte programma samen. Wij zoeken naar inspirerende sprekers die tegelijkertijd vernieuwend zijn. Namen waar niet direct iedereen van heeft gehoord, maar die wel perfect aansluiten op het beoogde programma. Door een goede planning zorgen wij ervoor dat we op tijd de sprekers vastleggen en dit geen last minute klus wordt. The Mavens heeft jarenlange ervaring met het organiseren van TED events en mede daardoor beschikken wij over een uitstekend netwerk van ervaren en inspirerende sprekers.

Sprekers begeleiding en trainingen

Ook voor begeleiding van de sprekers kun je bij ons terecht. Het is belangrijk om vooraf met een spreker het programma door te nemen en duidelijk de verwachtingen te schetsen. Wat voor publiek krijgt de spreker voor zich? Wat is de kernboodschap van het event? Hoe kan de spreker bijdragen aan een succesvol event? Door onder andere deze vragen te beantwoorden zorgen wij ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan.

Ook tijdens het event zelf gaat deze begeleiding door. Het opvangen van de sprekers, ervoor zorgen dat het duidelijk is waar en wanneer ze het woord krijgen, de technische voorbereiding en een laatste briefing behoren allemaal tot zaken die wij met ervaring regelen.

Zelfs wanneer een toekomstige spreker baat heeft bij een extra sprekerstraining hoef je niet op zoek naar een andere partner. Via The Mavens bieden wij diverse sprekers trainingen en coaching op maat aan. Zeker voor sprekers vanuit het eigen netwerk of de eigen organisatie kan dit een waardevolle toevoeging zijn.

Event organisatie door The Mavens

Een virtueel event organiseren doen wij van a tot z. Volledige ontzorging gedurende het hele proces is waar wij voor staan. Ook bij een virtueel event zijn er mogelijkheden om de verbinding op te zoeken met het publiek. Men hoeft niet te reizen en kan deelnemen waar het uitkomt. Door een goede afstemming van communicatie, techniek, inhoud en IT loopt ieder event van The Mavens op rolletjes.

Wij hebben de afgelopen jaren een bulk aan ervaring opgedaan door het organiseren van allerlei verschillende events voor bijvoorbeeld Defensie, Google, Deloitte en KLM. Wij organiseerden webinars, congressen, TEDtalks, online talkshows, bedrijfsfeesten, netwerkborrels, workshops en conferenties. Alle programma’s worden op maat gemaakt en volledig afgestemd op de wensen van onze klanten. Wij halen het maximale uit jouw evenement en staan klaar met persoonlijk advies.

Voor iedereen die een online of hybride event wil organiseren, biedt The Mavens de oplossingen. Van de communicatie en conceptontwikkeling van jouw event en het vinden van de juiste sprekers tot de daadwerkelijke uitvoering en begeleiding op de dag zelf. Geef de organisatie van jouw evenement uit handen en laat je ontzorgen door The Mavens.

Meta titel: Succesvol hybride evenement organiseren? Dit is hoe!

Meta omschrijving: Geef de organisatie van jouw hybride evenement uit handen en laat je ontzorgen door The Mavens. De beste partner voor event organisatie en sprekers begeleiding!